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一文掌握設備管理體系制度建設的好方法
原創(chuàng )圖文:成都華標企管 首席顧問(wèn) 蔣良君 


 
    設備管理體系建設,是建立標準、實(shí)施標準、改進(jìn)標準的過(guò)程,設備管理體系制度的健全性、可行性,對設備管理實(shí)施的有效性影響較大,設備管理體系建設“始于策劃,終于落實(shí)”。
    設備管理體系制度對基層業(yè)務(wù)運作具有明確的指導和規范作用,科學(xué)、適用的制度,必須從實(shí)際出發(fā)來(lái)建立,制度宜簡(jiǎn)潔,于事有效,易于執行。筆者近幾年對企業(yè)進(jìn)行設備管理項目輔導、專(zhuān)題培訓、調研診斷的過(guò)程中,發(fā)現企業(yè)設備管理體系制度存在共性的主要問(wèn)題是“缺、斷、亂”,企業(yè)的設備管理制度質(zhì)量參差不齊,為提升企業(yè)設備管理制度建設的水平,筆者將根據自己多年輔導企業(yè)設備管理體系建設的經(jīng)驗,將多數企業(yè)設備管理體系制度存在的典型問(wèn)題、增修制度的要點(diǎn)、制度落實(shí)要點(diǎn)分享如下,供企業(yè)設備管理者參考。
 
一、企業(yè)設備管理體系制度共性問(wèn)題
 

1.1 問(wèn)題1:缺
1)缺制度。從企業(yè)設備管理全過(guò)程(總流程或壽命周期)的角度看,缺該有的制度。例如:化工企業(yè)缺“管道管理制度”,有技改的企業(yè),缺設備變更與技改管理制度;大量使用切削液的企業(yè)缺切削液管理制度;有智能運維設備、機器人,缺智能運維方面的管理制度。
2)缺該有的要素(或活動(dòng)、環(huán)節)。一是根據管理對象從流程要素的管理的角度看輸入資源、活動(dòng)、活動(dòng)的相互作用、輸出結果、顧客(含內部顧客)、價(jià)值,對實(shí)際有的活動(dòng)在制度內缺要求無(wú)表述。二是從文件格式看,不能滿(mǎn)足文件管控的要求,或格式不當。如:設備點(diǎn)檢管理,有的企業(yè)缺編制點(diǎn)檢標準的要求和模板,有的企業(yè)缺沒(méi)將點(diǎn)檢標準對員工進(jìn)行培訓達到應知應會(huì ),通過(guò)逐個(gè)驗證確保員工對點(diǎn)檢標準的內容達到了應知應會(huì ),有的缺點(diǎn)檢發(fā)現問(wèn)題后的處置方法(含報銷(xiāo)),缺關(guān)聯(lián)到設備缺陷故障與檢修管理制度,有的已經(jīng)在使用設備信息化系統中的單據,而制度卻沒(méi)同步修訂,仍然是使用紙質(zhì)單據的流程和要求。有個(gè)別制度的要求不符合實(shí)際應用。
3)缺該有的表單。實(shí)際有應用表單,在制度內沒(méi)寫(xiě)明。管理,很多是透過(guò)表單(或電子信息、數據)進(jìn)行運作的?;蛴械谋韱芜€需修訂或整合,更適合實(shí)際應用。
4)缺必要的規范性引用文件。有的制度該規范性引用文件的沒(méi)注明。例如:寫(xiě)特種設備管理沒(méi)引用TSG 08-2017 《特種設備使用管理規則》,現場(chǎng)管理制度中涉及到安全標識,缺引用GB 2894《安全標志及其使用導則》GB/T 2893.1《圖形符號 安全色和安全標志 第1部分安全標志和安全標記的設計原則》、GBZ 158《工作場(chǎng)所職業(yè)病危害警示標識》、GB 13495.1《消防安全標志 第1部分:標志》等標準。
 
1.2  問(wèn)題2:斷
制度的“斷”,指在制度內容中應關(guān)聯(lián)的制度名稱(chēng)名稱(chēng)沒(méi)關(guān)聯(lián),沒(méi)按需寫(xiě)明設備管理制度與設備管理體系制度及標準(規程),以及企業(yè)內其他管理體系制度等之間的關(guān)聯(lián)。
1)設備管理體系體系制度之間的橫向關(guān)聯(lián)。如:設備購置管理或設備前期管理制度涉及到新設備轉固定資產(chǎn)管理時(shí)關(guān)聯(lián)財務(wù)部的“固定資產(chǎn)管理制度”。設備點(diǎn)檢管理、設備狀態(tài)監測或檢驗檢測等制度,關(guān)聯(lián)設備缺陷故障與檢修管理制度。
2)設備管理制度跨其他體系的制度關(guān)聯(lián)。如按需關(guān)聯(lián)到資產(chǎn)管理體系、質(zhì)量管理體系、安全管理體系、環(huán)境管理體系、職業(yè)健康管理體系、能源管理體系、信息化系統、人力資源管理等。如:設備管理制度中涉及到培訓的,宜關(guān)聯(lián)到人力資源部的“培訓管理制度”、“內訓師管理制度”等。設備管理制度中涉及到個(gè)人隱性知識管理的宜關(guān)聯(lián)到企業(yè)的“知識管理制度”。在設備檢修或技改中有專(zhuān)利的宜關(guān)聯(lián)到企業(yè)科技創(chuàng )新管理制度。
3)設備管理制度的縱向關(guān)聯(lián)。
適用時(shí)向上關(guān)聯(lián),如:子(或分)公司(廠(chǎng))關(guān)聯(lián)股份或集團相應的制度。
適用時(shí)向下關(guān)聯(lián),如:設備操作運行管理制度,關(guān)聯(lián)到相應的安全操作規程;設備檢修管理制度,關(guān)聯(lián)到設備檢修規程。
 
1.3 問(wèn)題3:亂
1)重復:總部與所屬單位制度內容重復(這個(gè)問(wèn)題在有的企業(yè)比較嚴重),或在不同管理體系中對同一管理要求重復寫(xiě)。
2)沖突:不同制度或標準之間,對同一管理要求存在沖突。(注:此類(lèi)問(wèn)題相對少)
3)文控:沒(méi)按規范管理文件,新舊版本管控失效易誤用。比較典型的是在現場(chǎng)崗位能看到失效版本的文件,或在現行制度中規范性引用的文件是失效版本。
4)注解:有的制度在正文內容中用條款的方式寫(xiě)術(shù)語(yǔ)解釋。宜將必要的術(shù)語(yǔ)寫(xiě)在制度的“術(shù)語(yǔ)與定義”小標題下。
 
企業(yè)在建立健全設備管理體系制度時(shí),如何避免以上問(wèn)題,如何結合企業(yè)識別需要增修的制度,如何寫(xiě)好制度,請看“增修設備管理制度的方法”。
 
二、增修設備管理制度的方法

2.1成立“制度優(yōu)化組”
1)通常由設備管理部牽頭,成立“制度優(yōu)化組”,選好參編人員。根據企業(yè)設備管理的專(zhuān)業(yè)類(lèi)別,確定參編人員。
2)參編人員,應熟悉本企業(yè)現有的設備管理制度和內容,以及設備管理需關(guān)聯(lián)的其他體系的文件和內容。
3)參編人員,應熟悉PMS /T1-2023《設備管理體系-要求》中適合自己企業(yè)的條文內容。
提示:企業(yè)的設備管理流程、制度、表單(含信息化單據),是企業(yè)設備管理者綜合策劃能力的體現,因此,企業(yè)參編人員的綜合能力,決定了策劃能力,策劃能力決定了輸出制度的質(zhì)量。
 
2.2輸入:增修前的資料準備與整理
1)集團、公司設備管理文件(含管理組織結構和職責),以及涉及設備管理相關(guān)的其他體系內文件(安全、質(zhì)量、財務(wù)、人力資源等體系)。
2)現有文件清單;包括文件編號、文件名稱(chēng)、歸口部門(mén)、文件層級。
3)各制度中流程簡(jiǎn)圖或流程描述;
4)各制度中流程涉及的申請、審核、審批等權責和使用的表單及標準;
5)了解各制度中的部門(mén)及崗位職責;
6)每個(gè)制度中的表單(紙質(zhì)的、電子或系統內的)。
 
2.3活動(dòng):現況診斷——對現有制度進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)與評估

2.3.1 制度整體層面——識別缺什么制度、需修訂什么制度。
1)評估系統性——識別缺什么制度
方法1:對照2023版設備管理體系標準(PMS)條款目錄,將企業(yè)現行設備管理制度名稱(chēng)對照設備管理體系要素(如圖),結合企業(yè)設備管理實(shí)際之需,明確需新增的制度名稱(chēng),納入制度增修清單。

方法2:根據自己的實(shí)踐經(jīng)驗,或通過(guò)“制度優(yōu)化組”腦力激蕩,明確需新增的制度名稱(chēng),納入制度增修清單。
方法3:請設備管理專(zhuān)業(yè)的咨詢(xún)師,協(xié)助企業(yè)識別需增修的制度,列出制度增修清單。
提示:
A.思考你的企業(yè),為達成公司目標(企業(yè)戰略目標、客戶(hù)要求、安全要求等),應從哪些方面(組織人員管理、設備全過(guò)程及其要素管理)去管好設備?還缺哪些必要的制度?
B.對標PMS /T1-2023《設備管理體系-要求 》建設備管理體系,不是取代企業(yè)原有標準而新建立一套體系,而是在企業(yè)現有體系內就設備專(zhuān)業(yè)管理進(jìn)行按需完善與補充,對現有設備管理進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。
C.制度不在多,該有的不缺。制度應涵蓋企業(yè)設備管理的所有主要業(yè)務(wù)活動(dòng),以確保企業(yè)的各項業(yè)務(wù)管理活動(dòng)都能在制度中找到與之相應的文件。
 
2.3.2 制度單個(gè)層面——識別需修訂哪些制度
方法1:識別制度是否存在缺、斷、亂等共性問(wèn)題。其中重點(diǎn)分析:
A.精簡(jiǎn)性:制度與之間制度,內容相同或相近的,是否考慮整合為一,簡(jiǎn)化重復的內容,讓制度更全面且精簡(jiǎn)。
B.完整性:職責明確、管理或業(yè)務(wù)活動(dòng)邏輯(流程順序)清晰,流程環(huán)節不缺失,內容或要素完備不遺漏業(yè)務(wù)要項,業(yè)務(wù)內容形成閉環(huán)。附件完備(附錄、表單等)
C.優(yōu)化性:制度內哪些表單需取消、整合、優(yōu)化,哪些表單需用電子單據代替。
D.協(xié)同性:集團、公司制度內容層級清晰、內容不重復、不沖突;制度內涉及設備管理的相關(guān)部門(mén)、各層級職責明確、劃分合理。
E.關(guān)聯(lián)性:同體系制度之間的關(guān)聯(lián)、不同體系之間的文件管理。如圖:

F.可行性:條理清晰、內容合理、符合實(shí)際、制度表述的順序符合實(shí)際執行流程,易理解可執行。
G.合規性:該規范性引用的關(guān)鍵或重要文件,是否有引用。
方法2:對標PMS /T1-2023《設備管理體系-要求 》的條文內容,結合實(shí)際需要識別現有制度缺哪些要求。
方法3:通過(guò)“制度優(yōu)化小組”腦力激蕩,識別制度內需增修的內容。
方法4:參考適用的國標、行標、地標、團標等,以及大型企業(yè)好的制度,結合實(shí)際按需優(yōu)化現有的設備管理制度。注意:是參考、借鑒,不可照搬照抄。
 
2.3.3 評估規范性:文件格式規范統一??蓞⒖糋B/T 1.1-2020《標準化工作導則 第1部分:標準化文件的結構和起草規則》的文件結構或企業(yè)標準格式。
 
2.4 輸出:明確制度增修清單
由“制度優(yōu)化組”組長(cháng)負責編制《設備管理制度增修管理表》(簡(jiǎn)稱(chēng)《建制管理表》),明確需修訂、新增、整合、刪除(內容重復)的文件名稱(chēng)、編號,及編制分工、計劃完稿日。
 
 
三、寫(xiě)前準備
 
3.1理順各部門(mén)職責分工(明確與設備管理相關(guān)部門(mén)、層級及崗位在設備管理中的相應職責,才能有效推動(dòng)各部門(mén)在業(yè)務(wù)管理中的協(xié)作與分工。)
3.2按設備全壽命周期管理的過(guò)程,按通用管理和專(zhuān)業(yè)管理,理清各制度管理流程及要素。梳理每個(gè)制度的流程時(shí),可運用好過(guò)程方法(或流程管理方法)和PDCA管理循環(huán),明確每個(gè)過(guò)程的輸入、活動(dòng)、輸出。
3.3 初步梳理每個(gè)制度需規范性引用的文件,熟悉引用文件,看哪些內容適合引為己用。
3.4按需了解外部資料。通過(guò)網(wǎng)絡(luò )、書(shū)籍、兄弟單位等查找相關(guān)制度文件,作為參考資料,可啟發(fā)思路,起到“他山之石”的良好作用。注意:不能照搬照抄,只可按需選用適合的。
3.5形成統一規范的制度模板??蓞⒖紘鴺说母袷?,也可參考企業(yè)標準格式,形成自己企業(yè)規范的制度模板??蓪χ贫鹊陌婷?、制度結構、字體、字號、行間距、表格、附注、附錄、附圖等進(jìn)行規范。
3.6對缺乏設備管理制度、技術(shù)標準(安全操作規程、保養規程、潤滑標準、檢驗檢測規范、狀態(tài)監測規范、非標備件標準、故障處理指南、檢修規程等)、表單文件編號規則的企業(yè),應從企業(yè)標準化管理的角度,進(jìn)行策劃和建編號規則。
 
四、 起草制度
4.1根據《建制管理表》的編制分工,按公司統一規范的模板編制,組長(cháng)負責制度編制的進(jìn)度和質(zhì)量管理。
4.2制度編制要點(diǎn)
1)職責明確、要素不缺、條理清晰、要求具體可行(其中關(guān)鍵要求醒目)、制度或標準按需銜接、形成閉環(huán)。
2)指導性和約束性。制度對相關(guān)人員做些什么工作、如何開(kāi)展工作都有一定的提示和指導,同時(shí)也  明確相關(guān)人員不得做些什么,以及違背了會(huì )受到什么樣的懲罰。制度要強化剛性約束力,剛性不足,制度失去應有的約束作用。凡是制度應與利益掛鉤,否則就是無(wú)效的制度。在制度內應明確關(guān)鍵要求不執行的考核規則,以及鼓勵的行為應獎勵。有人說(shuō): “扣錢(qián)沒(méi)用,跟利益掛鉤也不行。”這句話(huà)其實(shí)不妥,因為這里面有一個(gè)“行情”的概念,什么是行情?獎要獎到心動(dòng),扣要扣到心痛,道理就這么簡(jiǎn)單,這跟到農貿市場(chǎng)去買(mǎi)東西其實(shí)是類(lèi)似的。
3)關(guān)鍵要求一目了然。寫(xiě)好制度草案后,認真看制度內容,將你認為是很重要的要求,用“黑體字+下劃線(xiàn)”進(jìn)行區分,這就是所謂的執行紅線(xiàn),可將劃線(xiàn)的內容納入執行考核,促進(jìn)制度關(guān)鍵要求等落實(shí)。如圖:
 

4)制度中涉及的表單、附錄等,宜與文件分開(kāi)獨立形成文檔,方便文件管控,更方便日后修訂制度或表單。如圖:

4.3編制人每編制完成1個(gè)自己檢查修改后,應及時(shí)提交編制組長(cháng)審閱,并根據反饋按需修改。
 
五、評審制度
5.1 先由“制度優(yōu)化組”評審、修改后,再形成會(huì )審稿。
5.2 按公司的制度審批流程,將制度電子版發(fā)給制度涉及的部門(mén)負責人會(huì )審。若有修改的內容用紅色字區分。
5.3根據會(huì )審的結果,對有疑惑的應解釋?zhuān)瑢μ嶙h合理的宜采納,不采納也應回復理由。有爭議的視需小會(huì )討論。
 
六、宣貫落實(shí)
    嚴格遵守和執行制度,制度的生命力在于執行。制度只有通過(guò)有效實(shí)施,才能實(shí)現制度應有的價(jià)值,發(fā)揮制度的效用。以下幾項建議,對企業(yè)宣貫、落實(shí)制度具有指導作用:
6.1制度審批后發(fā)布,應做好制度宣貫,組織學(xué)習,達成共識。
6.2 測試管理骨干對制度的掌握情況,可從制度內提取關(guān)鍵內容,編制約半小時(shí)的口頭問(wèn)答題測試,回答符合率大于80%為合格。
6.3 可開(kāi)展制度關(guān)鍵內容競答賽,促進(jìn)管理骨干對制度的了解與掌握。
6.4將制度內的關(guān)鍵要求,形成制度執行檢查表(或納入設備管理星級評價(jià)標準),作為日常檢查的要項。通過(guò)抽查關(guān)鍵要求的執行情況,及時(shí)糾偏。每次抽查的結果應通報,兌現獎罰。
6.5 設備管理部應做好監督檢查,各執行部門(mén)應做好自主檢查。千條萬(wàn)條,不抓落實(shí)等于白條。設備部檢查執行單位發(fā)現的問(wèn)題,若執行單位有納入自查自糾則不扣分,無(wú)自查記錄的則扣分。
6.6在制度實(shí)施過(guò)程中,制度歸口管理部門(mén)(設備部)應及時(shí)收集制度運行過(guò)程中出現的問(wèn)題或可采納的建議,按需及時(shí)修訂完善。沒(méi)有完善的制度,只有不斷完善的制度。對主動(dòng)提出制度內容優(yōu)化的,企業(yè)宜參照合理化建議進(jìn)行獎勵。提示:制度優(yōu)化可隨時(shí)進(jìn)行,不需等到每年規定的周期修訂。
 
本文小結
 
1.制度建設的目的。企業(yè)的設備管理制度和技術(shù)標準,是為設備安全、穩定、經(jīng)濟運行提供管理支撐的,屬于必要的非增值活動(dòng),雖然不能立竿見(jiàn)影,但通過(guò)有效實(shí)施制度,可夯實(shí)企業(yè)設備專(zhuān)業(yè)管理,讓設備管理流程更順暢、設備相關(guān)業(yè)務(wù)運作更高效,更好實(shí)現企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標,為企業(yè)滿(mǎn)足客戶(hù)的需求而提供產(chǎn)品或服務(wù)。
2.制度建設的重點(diǎn)。企業(yè)設備管理體系制度建設,是建立標準、實(shí)施標準、優(yōu)化標準的過(guò)程,其重點(diǎn)是該有的制度不缺(對標識別、按需確定),現有制度的要素不缺(現有流程中該有的活動(dòng)不缺)、制度內容可行,制度能得到有效執行(落實(shí),可通過(guò)日常檢查、年度綜合檢查或設備管理星級評價(jià)等促進(jìn)),在實(shí)施中按需改進(jìn)(制度應根據企業(yè)的發(fā)展而不斷修訂,適應新環(huán)境、新形勢、新任務(wù)的要求,針對一些容易出現問(wèn)題的環(huán)節和工作中存在的漏洞,應及時(shí)修訂完善),以確保制度的持續適用性(適宜性)。
3.制度關(guān)鍵在落實(shí)。 設備管理三分靠制度,七分靠執行。設計得再好的制度,若沒(méi)有合適的人運行(督導落實(shí)),這形同一座堅固卻沒(méi)有士兵去保守的城堡,如何通過(guò)歸口部門(mén)監督檢查與通報考核、執行部門(mén)自查自糾,這是制度落實(shí)的關(guān)鍵。

注:本文配圖摘自課件《2023版設備管理體系標準(PMS)實(shí)施要點(diǎn)解讀》


【關(guān)聯(lián)文件】
如何把握設備管理制度流程記錄的詳略程度?
如何做好設備管理體系策劃
如何將設備管理制度執行到位?
如何避免規章制度形同虛設
企業(yè)如何有效落實(shí)ISO9001質(zhì)量管理體系制度
答疑:如何落實(shí)設備保養管理?
答疑:如何預防員工點(diǎn)檢做假?


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