答疑：如何簡(jiǎn)化車(chē)間操作人員填寫(xiě)很多記錄的問(wèn)題？
摘要：本答疑針對(duì)改善操作崗填寫(xiě)很多記錄，提出了改善的7步驟，從上到下，系統(tǒng)策劃，針對(duì)改善，以減少不必要的非增值工作的浪費(fèi)。
提問(wèn)：云南錫業(yè)-文：不知道各位老師因車(chē)間要填寫(xiě)記錄太多的問(wèn)題苦惱過(guò)，一個(gè)部門(mén)下發(fā)七八個(gè)記錄 ， 加起來(lái)就是幾十本，操作人員一直很苦惱啊，有沒(méi)有什么好的方法來(lái)解決？2019/10/9
答疑：成都華標(biāo)企管 蔣良君 2019/10/10
在很多企業(yè)的管理體系從少到多，管理的制度和表格也隨著體系的增多而增多。企業(yè)管理優(yōu)秀的，通常是從“簡(jiǎn)單——繁雜——簡(jiǎn)潔”這樣一個(gè)過(guò)程，你公司目前就處在“繁雜”的階段，這也是很多企業(yè)都存在的共性問(wèn)題。體系多了，做了加法，你現(xiàn)在要做的是做減法。對(duì)于制度、表格的多和復(fù)雜，管理改善其實(shí)可以用簡(jiǎn)單有效的方法，那就是：在合法合規(guī)的情況下，用精益思維和IE四大原則來(lái)評(píng)審你現(xiàn)有制度、表格，就可以化繁為簡(jiǎn)，以減少填寫(xiě)表格的浪費(fèi)，用更多的時(shí)間做有價(jià)值的工作。
文工說(shuō)的雖然是操作人員填寫(xiě)的記錄，這其實(shí)是涉及到公司職能部門(mén)各自負(fù)責(zé)管理體系中涉及的表格，因此，這樣的改善，還需從上到下，也就是：從上到下，系統(tǒng)策劃，針對(duì)改善。
根據(jù)我在企業(yè)曾經(jīng)做表格改善的經(jīng)驗(yàn)，梳理了下，分享給你，以下方法僅供參考：
改善思路7步驟：
1.【成立專(zhuān)項(xiàng)小組】
成立制度和表單整合優(yōu)化專(zhuān)項(xiàng)改善組【制度表格專(zhuān)項(xiàng)改善組】。小組人員應(yīng)對(duì)你公司的多體系都比較熟悉，且熟悉公司的具體運(yùn)作，包括每張表單的每個(gè)字段的具體用途。
2.【收集表格】
首先，收集公司里所有的表格，系統(tǒng)內(nèi)的表格、電子表格、紙質(zhì)表格（特別是現(xiàn)場(chǎng)人員要填寫(xiě)的記錄）。收集時(shí)表單時(shí)，可按將表格按部門(mén)進(jìn)行收集，注意區(qū)分哪些是各單位通用的，哪些是某各部門(mén)或車(chē)間專(zhuān)用的。
3.【評(píng)審表格】
小組對(duì)每張表格的用途、字段等進(jìn)行逐項(xiàng)評(píng)審,并運(yùn)用精益思維（哪些表格存在管理上的浪費(fèi)？）和IE四大原則：取消、簡(jiǎn)化、合并（整合）、重排，對(duì)表格進(jìn)行改善管理改善。能取消的就取消，不能取消的就考慮合并、簡(jiǎn)化，并考慮哪些字段需優(yōu)化（增減）。
在增修、減少表格時(shí)，不僅要考慮到表格的內(nèi)容改善，也需要考慮到表格的審批權(quán)限是否合理？如何劃分比較合理（平衡好受控與效率的關(guān)系）？
提示1：特種設(shè)備管理、計(jì)量管理、安全管理等法規(guī)要求的制度、表格，在合法合規(guī)的情況下，也可以簡(jiǎn)化、整合、優(yōu)化。
提示2：有些表格的取消或簡(jiǎn)化，可能需要得到有改善意識(shí)的高管支持。例如：點(diǎn)檢記錄，點(diǎn)檢的目的是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，記錄的方式有3種：逐項(xiàng)記錄（相對(duì)浪費(fèi)時(shí)間）、多項(xiàng)合并記錄（簡(jiǎn)化記錄），只記錄問(wèn)題（正常的不記錄，相當(dāng)于取消記錄）。用PDA巡檢，記錄的時(shí)間可能浪費(fèi)在選擇檢查項(xiàng)目的菜單上。
提示3：除了記錄的方式影響記錄時(shí)間外，記錄的時(shí)間間隔也影響記錄所用的時(shí)間。例如：有在線(xiàn)測(cè)振測(cè)溫的，則沒(méi)必要每2小時(shí)人工再去檢測(cè)并記錄，檢測(cè)的頻次可以大大減少。
4.【實(shí)施改善】
1）.對(duì)因確認(rèn)或?qū)徟鷻?quán)限不合理而浪費(fèi)時(shí)間的，列出清單并附表單，寫(xiě)明理由，找時(shí)間與高層逐項(xiàng)溝通。
2）根據(jù)表格評(píng)審的結(jié)果，對(duì)需合并、簡(jiǎn)化、優(yōu)化的表格，由小組人員分工修改。
3）將修改后的表格，小組再會(huì)同討論，無(wú)意義后初步定稿。
4）在EXCEL內(nèi)編制改善后的《表格清單》，包括表單的名稱(chēng)，適用的部門(mén)或車(chē)間、通用或?qū)Ｓ?、系統(tǒng)/電子/紙質(zhì)，表單權(quán)責(zé)：編制、審核/確認(rèn)、核準(zhǔn)，以及幾聯(lián)、保存單位、保存期限、表格編號(hào)等。
注：我以前在企業(yè)工作時(shí)（雖然是2002年改善的，但改善的思路和方法，仍然沒(méi)過(guò)時(shí)），將全公司表格進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)改善后，編制了《表單審核權(quán)限一覽表》，明確了表單的管理要求，并各單位的簽核權(quán)限。以下是文件的局部，僅供參考。
5）將增修后的表格，按公司的文件審批程序，辦理表格會(huì)審（表格涉及到哪些單位，則由那些單位領(lǐng)導(dǎo)參與會(huì)審）。
5.【文件修訂】
1）將通過(guò)審核的每張表格涉及到的文件（管理制度、作業(yè)指導(dǎo)/規(guī)程/標(biāo)準(zhǔn)等），修訂到位。
2）將增修后的文件，按公司的文件管理增修審批程序辦理，發(fā)布。
6.【培訓(xùn)到位】
用ppt編制專(zhuān)項(xiàng)改善成果匯報(bào)。要點(diǎn)如下：
1）改善前后數(shù)據(jù)對(duì)比。對(duì)修訂后的表格、文件，對(duì)相關(guān)崗位應(yīng)具體培訓(xùn)到位，確保使用人員對(duì)文件應(yīng)知，確保會(huì)正確、規(guī)范填寫(xiě)表格（包括系統(tǒng)或電子文檔）。
2）表格改善小組，做好執(zhí)行監(jiān)督檢查與糾偏。各執(zhí)行單位領(lǐng)導(dǎo)，做好執(zhí)行的自主檢查與糾偏。
7.【匯報(bào)成果】
1）梳理改善前后的數(shù)據(jù)。將表格的改善情況（原表格總數(shù)量、各單位表格數(shù)量、優(yōu)化后的表格總數(shù)量、各單位表格數(shù)量）、現(xiàn)場(chǎng)人員填寫(xiě)表格的數(shù)量和時(shí)間，改善前后的對(duì)比。也就是說(shuō)：通過(guò)表格專(zhuān)項(xiàng)改善后，車(chē)間員工填寫(xiě)表格的數(shù)量減少了多少？時(shí)間節(jié)約了多少？
2）梳理改善前后典型表格的圖片對(duì)比。選擇少部分有代表性的。
3）表格改善，涉及到相關(guān)制度文件的修改情況、貫標(biāo)與執(zhí)行情況。
4）從本次專(zhuān)項(xiàng)改善中，哪些好的方法和經(jīng)驗(yàn)，值得分享。
5）感謝對(duì)表格、制度改善給予支持的領(lǐng)導(dǎo)，表彰為本次改善表格、制度貢獻(xiàn)智慧的專(zhuān)項(xiàng)改善的人員。
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